Privacy Statement Realise B.V.

In dit document worden de volgende met een beginhoofdletter aangeduide definities gebruikt:

1) Privacy beleid: het door Realise vastgestelde en gevoerde beleid, ten aanzien van het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens zoals vastgelegd in dit document.

2) Realise: het conglomeraat van vennootschappen waarvoor het Privacy beleid geldt, t.w. Realise B.V. alsmede Realise Academy B.V.

3) Website: de website van Realise onder www.realise.nl

4) Persoonsgegevens: door opdrachtgevers en cliënten van Realise verstrekte gegevens zoals bedoeld in de Algemene Verordening 5) Gegevensbescherming (AVG).

5) Gebruiker: elke gebruiker van de Website.

6) Opdrachtgever, Client: elke derde die met Realise een overeenkomst heeft gesloten op grond waarvan sprake kan zijn van verstrekking van Persoonsgegevens.

7) Vertrouwelijke Gegevens: informatie die door Realise verkregen wordt tijdens de uitvoering van de werkzaamheden (onderzoek, training, coaching, etc.) en die zij als vertrouwelijk kwalificeert en waarop de bepalingen van dit Privacy beleid van toepassing zijn.

Algemeen

Realise is al sinds 2008 actief als onderzoeksbureau. Realise is een dochteronderneming van Schouten & Nelissen B.V.. Ten behoeve van de activiteiten van Realise worden privacygevoelige gegevens geregistreerd. Realise behandelt deze gegevens in overeenstemming met het bepaalde in de AVG. Realise handelt voor wat die persoonsgegevens betreft tevens in overeenstemming met de beroepscode voor psychologen van het Nederland Instituut van Psychologen (NIP). Aanvullend is voor alle medewerkers van Realise een interne gedragscode van kracht waarin tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot bescherming van alle privacygevoelige gegevens.

Artikel 1 - Doelstellingen van vastleggingen en verwerkingsgrond zijn:

• het uitvoeren van alle medewerkersonderzoeken
• het uitvoeren van alle werkzaamheden die verband houden met de inschrijving op en deelneming aan een training, opleiding, coaching, persoonlijke testen en/of scans met betrekking tot bijvoorbeeld leiderschapstrainingen of bedrijfsintern project; 
• het voldoen aan informatieverzoeken van de Opdrachtgever en Cliënten; 
• het - binnen het kader van de relevante wetgeving - toesturen van nieuwsbrieven en andere informatieve berichten, interessante trainingen en ontwikkelingen; 
• het uitvoeren van analyses om de dienstverlening te verbeteren;
• het uitvoeren van alle overige werkzaamheden en bewerkingen die samenhangen met de bedrijfsvoering van Realise;
• het toegang geven tot online resultaten;
• het berekenen, vastleggen en innen van kosten die verband houden met de gevraagde dienstverlening (inclusief het in handen van derden stellen van vorderingen);
• het behandelen van geschillen;
• het doen van uitoefenen van accountantscontrole(s);
• de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Artikel 2 - De volgende persoonsgegevens worden door Realise verwerkt:

• naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de opdrachtgever; 
• een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het vorige punt bedoelde gegevens; 
• nationaliteit en geboorteplaats van de opdrachtgever of deelnemer; 
• gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van groepen medewerkers; 
• gegevens die betrekking hebben op de aard en het verloop van het groepsproces; 
• gegevens die betrekking hebben op de organisatie resultaten; 
• gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van trainingskosten;
• gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie en het geven van opdrachten, coaching en trainingen;
• andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.

Artikel 3 - De persoonsgegevens worden verstrekt aan:

• degenen die:
  • belast zijn met de hierboven onder 1 opgesomde werkzaamheden, of 
  • leiding geven aan de hierboven onder 1 opgesomde werkzaamheden, of 
  • noodzakelijk zijn betrokken bij de hierboven onder 1 opgesomde werkzaamheden.
• anderen, indien:
  
  • de opdrachtgever of deelnemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of 
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht of
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de deelnemer (bijvoorbeeld vastlegging van een voedselallergie) of 
  • de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Realise zorgt ervoor dat de gegevens ook alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt of 
  • deze onderdeel vormt van een door ons geleverd product of coaching dan bieden wij, via onze samenwerkingspartner New Heroes B.V., een abonnement aan waarin 6 maanden lang online-trainingen kunnen worden gevolgd of
  • trainingen die via derden geleverd worden of
  • het noodzakelijk is voor de uitvoering en de kwaliteit van de inhoud van een opdracht.

Artikel 4 - Geheimhouding

Persoonsgegevens en Vertrouwelijke gegevens worden door Realise steeds behandeld met inachtneming van hetgeen in de AVG is bepaald.

Medewerkers van Realise zijn gebonden aan contractuele bepalingen op grond waarvan zij Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en of AVG dienen te behandelen. Voor zover Realise derden inhuurt, ter uitvoering van werkzaamheden voor Opdrachtgevers en Cliënten, sluit zij daarmee een overeenkomst waardoor geheimhouding van Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens voldoende is gewaarborgd.

Artikel 5 - Gebruik en opslag van privacygevoelige gegevens

De verwerking van Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens is uitsluitend bestemd voor het doel waartoe die zijn overgedragen en geregistreerd. Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens worden door Realise niet ter beschikking gesteld aan derden, tenzij dit een uitdrukkelijke wens is van Opdrachtgever of Cliënt of indien de gegevensoverdracht noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Uw gegevens worden in principe uitsluitend binnen de EU opgeslagen, echter hierop is één uitzondering van toepassing.

Artikel 6 - Beveiliging, bewaring en verwijdering

Realise heeft de noodzakelijk maatregelen ter bevordering van de fysieke, technische en organisatorische beveiliging van de privacygevoelige gegevens getroffen, zodat de registratie daarvan is beveiligd tegen onbevoegd raadplegen, verstrekken, veranderen en/of verwijderen van gegevens alsmede tegen brand en daarmee vergelijkbare gevaren, inbraak en diefstal.

Realise is in het bezit van een ISO:27001 certificaat. Hiermee voldoen wij aan de hoogste norm op het gebied van informatiebeveiliging. De scope waarin de certificering heeft plaatsgevonden luidt:

• Het ontwikkelen en ondersteunen / beheren van gebruikersportaal, klantportaal, coachportaal, researchplatform en onderzoeksresultaten.
• Het leveren van advies op het gebied van organisatieontwikkelings-vraagstukken, coaching activiteiten en opleidingen.

ISO 27001 specificeert eisen voor het vaststellen, implementeren, uitvoeren, bewaken, beoordelen, bijhouden en verbeteren van een gedocumenteerd Information Security Management System (ISMS) in het kader van de algemene bedrijfsrisico’s voor de organisatie.

Het ISMS is ontworpen met het oog op adequate en proportionele beveiligingsmaatregelen die de informatie afdoende beveiligen en vertrouwen bieden aan klanten en andere belanghebbenden.

Concreet vertaalt dit zich in maatregelen met betrekking tot:

• Beveiligingsbeleid
• Beveiligingsorganisatie
• Classificatie en beheer van de bedrijfsmiddelen
• Beveiligingseisen ten aanzien van het personeel
• Fysieke beveiliging en beveiliging van de omgeving
• Beheer van communicatie- en bedieningsprocessen
  
  
• Toegangsbeveiliging
• Ontwikkeling en onderhoud van systemen
• Informatiebeveiliging Incidentmanagement
• Continuïteitsmanagement
• Naleving

Realise ziet er op toe dat zij zich houdt aan de bepalingen van dit reglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de AVG blijft gelden.

Privacygevoelige gegevens worden, conform wetgeving, 60 maanden na beëindiging van de overeenkomst voor de aangegeven doeleinden bewaard of zo lang als de wet dat voorschrijft. Na deze termijn vragen wij uw toestemming voor verdere communicatie.

Uw gegevens worden onverwijld verwijderd wanneer u daarom verzoekt.

Artikel 7 - Verstrekking van gegevens binnen Realise

Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens worden binnen Realise uitsluitend verstrekt aan medewerkers van Realise die, uit hoofde van hun functie, toegang tot deze gegevens horen te hebben en dit in overeenstemming is met het doel van de registratie daarvan.

Artikel 8 - Verstrekking van gegevens aan derden

Realise zal de Persoonsgegevens en de Vertrouwelijke Gegevens alleen aan derden doorgeven indien:

• de doorgifte geschiedt aan een door Realise voor de in dit Privacy beleid opgesomde doeleinden ingeschakelde bewerker, met wie bewerker Schouten en Nelissen een overeenkomst heeft gesloten die erop toeziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerking;
• doorgifte van uw naam aan de accommodatie waar de training wordt gevolgd;
• doorgifte van uw naam, adres, postcode en woonplaats aan de distributeur van leermiddelen en / of 
• Realise op grond van wettelijke verplichtingen gehouden is de Persoonsgegevens of Vertrouwelijke Gegevens door te geven aan bevoegde instanties.

Op onze website zijn enkele links naar websites van andere partijen opgenomen. Realise draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de wijze waarop deze partijen met uw gegevens omgaan. Kijk daarom of de door u bezochte site een privacyverklaring bevat. Zo ja, lees deze om te zien of u zich kunt vinden in het daarin beschreven Privacy beleid van de betreffende partij.

Artikel 9 - Inzage- en wijzigingsrecht

Zowel de Opdrachtgever, Cliënt, Deelnemer als de Gebruiker heeft recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en dataportabiliteit van zijn/haar Persoonsgegevens en/of Vertrouwelijke Gegevens, zulks overeenkomstig het bepaalde in de AVG. Indien een Opdrachtgever, Cliënt, Deelnemer of Gebruiker van (een van) deze rechten gebruik wil maken, of indien hij/zij vragen heeft over het Privacy beleid van Realise kan hij/zij Realise een e-mail te sturen naar helpdesk@realise.nl.

Artikel 10 - Cookies

Realise maakt gebruik van cookies. Het ‘Cookiebeleid’ van Realise, dat nadere informatie bevat over het gebruik van cookies, waaronder de doeleinden waarvoor Realise cookies gebruikt, kan hier gevonden worden.

Artikel 11 - Wijzigingen in het Privacy beleid

Realise behoudt zich het recht voor dit Privacy beleid aan te passen. Elke aanpassing zal op deze pagina van de Website bekend worden gemaakt. Realise adviseert Opdrachtgevers, Cliënten, Deelnemers en Gebruikers dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn doorgevoerd. Deze versie is van 27-01-2023.

Uw gegevens worden door Realise zorgvuldig beheerd. Mocht dit niet het geval zijn, of heeft u andere vragen betreffende uw privacy, neem dan contact op met  onze Privacy Officer. Dit kan schriftelijk: Realise B.V. t.a.v. Privacy Officer, van Heemstraweg West 5; 5301 PA Zaltbommel; via email: helpdesk@realise.nl of telefonisch op 0418-68.86.88.

Bij escalatie kunt u contact opnemen met Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509  AJ, Den Haag. Verdere informatie treft u aan op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.